Evenementenbeheer

In samenwerking met de gemeente Leiden hebben wij een computerprogramma ontwikkeld dat de ruggengraat vormt van een consistent evenementenbeleid.
Door burgers georganiseerde evenementen zijn zeer belangrijk voor een stad. Niet alleen trekken zij toeristen aan en beïnvloeden zij het imago van de stad in positieve zin, tevens versterken zij de saamhorigheid binnen wijken. Voor de gemeente is het zaak de interessante evenementen te bevorderen, en de overlast van 'belastende' evenementen zo minimaal mogelijk te houden. Een goed contact met de organisatoren van het evenement en de omwonenden van de locatie waar het evenement plaats vindt, is daarvoor een vereiste.
Het door ons ontwikkelde Evenementenbeheer stelt de gemeente in staat een klantvriendelijke, toegankelijke en duidelijke vergunningverlening te implementeren. Hierdoor kan men de organisator van een evenement duidelijkheid bieden over de vereiste vergunningen en de verschuldigde leges en kosten. Organisatoren weten dan waar ze aan toe zijn. Omwonenden kunnen tijdig geïnformeerd worden en krijgen daardoor inzicht in de te verwachten hinder.

Het ideale gereedschap voor een evenementencoördinator
Het computerprogramma volgt het evenement vanaf de intakefase tot aan de evaluatiefase. Het is het ideale gereedschap voor een evenementencoördinator en vormt de spil van de éénloketfunctie voor het evenementenbeheer van een stad.

Overzichtelijke en gebruiksvriendelijke invoer
De invoer van alle relevante gegevens vindt plaats via een overzichtelijk, in tabbladen onderverdeeld, invoerscherm. De tabbladen groeperen de gegevens op een logische wijze. Een aantal gegevens kan worden gekozen uit vooraf gedefinieerde keuzelijsten. Data worden overgenomen vanuit een kalender waarop naast de dagnaam, ook het weeknummer getoond wordt. Aan het evenement worden locatiegegevens gekoppeld, waarbij gekozen kan worden voor afsluiting van de openbare weg en registratie van het aantal bezette parkeerplaatsen. Zo kan ook de geluidsproductie gecategoriseerd worden en vastgelegd worden waar terrassen, biertappen, afvalcontainers, drinkwater en elektriciteitsvoorzieningen geplaatst worden.

Geen limiet aan het aantal te koppelen diensten
Met een simpele klik van de muis koppelt de evenementencoördinator de gemeentelijke diensten, die bij de organisatie betrokken moeten worden, aan het evenement. Een dienst kan op meerdere manieren aan een evenement gekoppeld worden, namelijk voor advies, behandeling of ter kennisname. Er bestaat geen limiet voor het aantal te koppelen gemeentelijke diensten. Wanneer de e-mail-optie is ingeschakeld, krijgen de contactpersonen van de gekoppelde gemeentelijke diensten via het standaard e-mail-programma bericht over hun participatie in het evenement.

Gefaseerde doorberekening van leges en kosten
Het programma berekent de leges en de kosten van de door de gemeente verrichte diensten. Zodra locatie- en voorzieninggegevens bekend zijn, kan een acceptgiro worden geprint voor het legesbedrag. De kosten worden bepaald nadat de werkelijke hoeveelheden bekend zijn. Ook deze kosten kunnen op een acceptgiro geprint worden.

Directe uitvoer naar een tekstverwerker
Aan de hand van gebruiksvriendelijke schermen kunnen op eenvoudige wijze selecties worden samengesteld. Met één muisklik wijzigt u de volgorde van een selectielijst. Vervolgens kan zo'n selectielijst worden geëxporteerd om in een samenvoeging van Word of WordPerfect gebruikt te worden voor de correspondentie. Ook kunnen er op deze wijze eenvoudig overzichtslijsten worden samengesteld.

Uitgebreide klachten- en evaluatiemodule
Voor de evaluatie van een evenement biedt het computerprogramma een klachtenmodule waarin, voor een aantal aandachtspunten, vrije tekst kan worden ingevoerd. Dit geldt zowel voor de klacht zelf als voor de uiteindelijke evaluatie en afhandeling van de klacht.

Evenementenbeheer is ontwikkeld met behulp van Delphi 6 voor het Windows platform. Op het werkstation is een correct geconfigureerde Borland Database Engine de enige vereiste. Deze kan zonder kosten vrij gedistribueerd worden. De netwerkversie van Evenementenbeheer kan zowel in Windows NT- als in een Novell-omgeving toegepast worden.

Voor een optimale communicatie tussen de evenementencoördinator en de diverse gemeentelijke diensten is er een dienstenmodule als optie leverbaar. Deze dienstenmodule geeft voor de betreffende dienst een overzicht van de evenementen waarin zij participeert. In één oogopslag wordt duidelijk welke diensten zijn verricht of nog verricht moeten worden en welke materialen geleverd zijn. Vanuit deze module kan een dienst haar werkzaamheden afmelden bij de evenementencoördinator. Wanneer de e-mail-optie is aangeklikt, wordt de coördinator via de mail hiervan op de hoogte gesteld.

Bestellen
Wilt u een vrijblijvende offerte ontvangen voor Evenementenbeheer? Neem dan contact met ons op.

Evenementenbeheer wordt standaard geleverd met een jaarlijks onderhoudscontract (17,5% van de licentiekosten, vanaf het tweede jaar) voor updates en helpdeskondersteuning voor de beheerder.

N.B.: De stand-alone versie kan niet in een netwerk worden geïnstalleerd.