n-Office

n-Office is een toevoeging aan Microsoft Word en levert tijdbesparingen tot 50% bij het maken en beheren van huisstijldocumenten. Medewerkers met weinig kennis van Word maken professionele documenten, opgemaakt in de huisstijl en volgens de richtlijnen van de organisatie. Veel documenten bestaan namelijk voor 10-30% uit unieke tekst, de rest is standaard. Vormgeving en opmaak zijn eveneens gestandaardiseerd.

Documentbeheer en dossiervorming
n-Office is geschikt voor kleine, middelgrote en grote organisaties. De functionaliteit is verdeeld over meerdere modules die binnen n-Office als een eenheid opereren. Uitbreidingen en koppelingen zijn ook mogelijk. Zo kan n-Office bijvoorbeeld worden uitgebreid met digitaal ondertekenen en met directe adreskoppelingen naar Outlook of n-Adres. Ook integratie met andere CRM-systemen of postregistratie- en DMS-systemen is mogelijk (lees meer over koppelingen).

Kenmerken:

• huisstijl vastleggen in sjablonen, waardoor de huisstijl wordt gewaarborgd,
• kenmerk, naamgeving en documentmappen automatisch laten toekennen,
• relatiebestanden gebruiken voor adressering en aanhef van brieven,
• standaardteksten invoegen via keuzelijsten,
• variabele gegevens eenvoudig via stopcodes in de tekst invoeren,
• eenvoudige aansturing van netwerkprinters,
• complete zoekfunctie,
• adreskoppelingen met Outlook en n-Adres,
• integratiemogelijkheden met DMS-systemen,
• integratiemogelijkheden met postregistratiesystemen.

Sjabloon
De beheerder legt de opmaak van een brief vast in een 'model' (= sjabloon). Dit gebeurt door eenvoudige tekstcodes die de plaats van de vaste onderdelen van het model vastleggen. Lettertypen, alinea-opmaak en bladspiegel worden ook zo bepaald. Het model wordt als een gewoon Word-document gemaakt, met eventueel logo, tabellen, kop-en voetteksten etc. De gebruiker maakt een document door het model te kiezen uit een lijst.

Kenmerk, naamgeving
De naam en de map waarin het document opgeslagen wordt, worden automatisch toegekend en persoonsonafhankelijk. Dit maakt terugvinden en beheer van documenten erg gemakkelijk.
Desgewenst kan de beheerder vrijheden toekennen aan de gebruikers.
De opbouw van het kenmerk en de naam van de documenten worden samengesteld uit elementen zoals volgnummer, datum, afdeling, gebruiker, geadresseerde. Daarbij zijn twee vrij te kiezen elementen. Veel organisaties gebruiken daarvoor dossier- of projectnummer. Deze systematiek, in combinatie met de status van een document, maakt effectief documentenbeheer mogelijk. De organisatie maakt daarmee een geweldige kwaliteitsslag.

Adressering
Bij keuze van een briefmodel worden allereerst de adresgegevens van de relatie gevraagd in een dialoogvenster. Deze worden ingetikt en eventueel opgeslagen. Ook is import uit een adresbestand mogelijk; binnen n-Model op drie niveaus. Maar het adres kan ook uit een extern bestand geïmporteerd worden. De koppelingen met n-Adres is standaard aanwezig. Andere bestanden (Excel, Access, Oracle) zijn toegankelijk via maatwerk.
De adressering kan in meerdere talen, formeel of informeel. Tegelijk is de aanhef automatisch aangepast aan de situatie.

Standaardteksten
Veel documenten bestaan uit standaardteksten die eenmalig vastgelegd worden door de tekstbeheerder. De gebruiker kiest de gewenste standaardtekst uit een lijst; daarbij heeft hij de keuze uit afdelingsteksten of algemene teksten voor de gehele organisatie. Hiermee wordt een enorme tijdswinst bereikt, bovendien worden in vergelijkbare situaties dezelfde teksten gebruikt.

Variabele gegevens
Meestal moeten standaardteksten worden voorzien van variabele gegevens. De tekstbeheerder kan stopcodes aanbrengen, waardoor de gebruiker variabele tekst kan invoegen. De tekstbeheerder beschikt over achttien stopcodes. Gebruikers kunnen hierdoor wel héél efficiënt de variabele gegevens invoegen. Naast tekst, datum en bedrag zijn er stopcodes voor:
LIJST: Uitklaplijst met keuze uit alternatieve teksten.
KRUIS: Aankruisen of een alinea wel of niet in de tekst moet worden opgenomen.
VARIABELE: Eenmalig invoeren van tekst die op meerdere plaatsen kan worden geplaatst. Koppeling met externe gegevensbestanden is hiermee mogelijk.
LINK: Een ander document met geheel eigen opmaak kan gekoppeld worden. Handig voor toevoeging van formulieren, bevestigingen, bestellijsten enzovoort.

Netwerkprinters
De gebruiker kiest de printer uit een lijst, vervolgens bepaalt hij via hulpschermen de lade voor de eerste en vervolgpagina's, beslist of een origineel, concept of beide afgedrukt worden. De eigen voorkeur-instellingen worden opgeslagen. Daarmee zijn gebruikelijke problemen rond beheer en gebruik van netwerkprinters uitgebannen.

Zoekfunctie
Documenten vinden is eenvoudig. De opslagstructuur van n-Office maakt terugzoeken volgens vele criteria mogelijk: onderwerp, relatie, status, nummer, datum, auteur, afdeling enz. De gebruiker vinkt de gewenste criteria aan in een hulpscherm en vult in waarop gezocht moet worden, desgewenst afdelingsoverschrijdend. Ook doorzoeken van de inhoud (full text) is mogelijk. Veel voorkomende zoekvragen kunnen worden opgeslagen.

Extra's

• De gebruiker onderhoudt zelf zijn persoonlijke gegevens, eventueel geïmporteerd vanuit de centrale database. Deze gegevens worden gebruikt waar ze nodig zijn, zoals bij ondertekening en naamgeving. Eénmaal vastleggen voldoet.
• Elk document kan aan het eind verder bewerkt worden als een 'gewoon' Word-document (.DOC/.DOCX).
• Ingetypte tekst kan als bouwsteen beschikbaar gemaakt worden voor hergebruik.
• Een mailing produceren is erg eenvoudig.
• De documentstatus maakt een eenvoudige en doeltreffende vorm van workflow mogelijk.
• n-Office is beschikbaar in twee talen: Nederlands en Engels. Voor de document-inhoud kan gekozen worden uit Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Portugees; andere talen zijn op verzoek mogelijk.
• Op de achtergrond blijven alle metadata beschikbaar, bijvoorbeeld voor een latere invoering van een DMS.
• Implementatie in een netwerk is doorgaans één dag werk. Gebruikers hebben voldoende aan een introductie van 2 uur. Training van model- en tekstbeheerders kost gewoonlijk 1-2 dagen.
• Voor het inhoudelijke deel van n-Office hebt u n-tree verder niet meer nodig, maar u kunt natuurlijk altijd een beroep op ons doen. In de afgelopen jaren hebben wij een schat aan ervaring opgedaan in het bouwen van modellen voor een diversiteit aan branches. Onze model specialisten zijn in staat om bijna al uw wensen in de modellen voor uw organisatie terug te laten komen.

n-Office is ontwikkeld voor gebruik in Microsoft Word, alle versies vanaf 2000. Het is overal toepasbaar waar Word draait: stand-alone, netwerken en terminalserver systemen. Client-programmatuur is niet nodig, alles wordt binnen Word geregeld.

Vaak wordt n-Office gekoppeld met andere programma's zoals relatiedatabases, CRM-pakketten, Excel-bestanden of documentmanagementsystemen (DMS/DIS zoals bv. OpenText Livelink ECM - eDOCS DM (Hummingbird), OpenIMS of Decos Document). Uitwisseling van data, in twee richtingen, omvat adressen, specifieke organisatie- en relatiegegevens of metadata bij documentmanagement. n-tree beschikt over veel ervaring voor dit soort maatwerk. (Lees meer over koppelingen)

Naast de op deze pagina beschreven Professional versie van n-Office, bestaat er sinds kort ook een n‑Office Server Edition.

n-Office LITE is de gratis versie van n-Office Professional.

De LITE versie heeft minder functionaliteit dan de Professional versie, maar de kern van het programma is hetzelfde: snel huisstijldocumenten produceren en onderhouden!
n-Office LITE is bij uitstek geschikt om een indruk te krijgen van de kracht van het Professional pakket, maar als het u voldoende mogelijkheden biedt, bent u vrij om de LITE versie te blijven gebruiken.

Bestellen
Wilt u een vrijblijvende offerte ontvangen voor n-Office? Neem dan contact met ons op.

U kunt kiezen voor een stand-alone versie, of voor een multi-user versie. n-Office wordt standaard geleverd met een jaarlijks onderhoudscontract (17,5% van de licentiekosten, vanaf het tweede jaar) voor updates en helpdeskondersteuning voor de beheerder.

N.B.: De stand-alone versie kan niet in een netwerk worden geïnstalleerd.