n-Kasboek

Gebruikers krijgen inzage- of mutatierechten voor één of meerdere locaties. Aan de hand van een eenvoudig invoervenster voeren zij kas- en bank-mutaties in. De werkwijze van het programma sluit perfect aan op de dagelijkse praktijk. Gebruikers houden altijd overzicht op hun transacties. De periodieke rapportages bieden daarbij veel steun. Desgewenst kunnen rapporten naar eigen ontwerp samengesteld worden.
De beheerder bepaalt de mogelijkheden van de gebruikers. Hij verzorgt ook de wijze waarop de gegevens van de locaties in het financieel systeem verwerkt worden.
De leertijd is kort. De technische eisen zijn bescheiden, het programma kan decentraal geïnstalleerd worden.
De praktische insteek en de vele mogelijkheden maken n-Kasboek tot een onmisbare ondersteuning voor de financiële verslaglegging.

Kas- en bankboeken
Het kas- en bankboek tonen de mutaties per locatie per periode. Zo'n periode kan vrij worden gedefinieerd. Veelal worden maandelijkse perioden aangehouden. De diverse saldi worden overzichtelijk getoond. Er kan slechts in één periode geboekt worden maar deze periode kan per locatie verschillen. Voorgaande periodes zijn alleen in te zien. Afhankelijk van de autorisaties kan een gebruiker beschikken over de kas/bankboeken van één of meerdere locaties.

Mutaties
Mutaties worden via een eenvoudig invoerscherm ingevoerd. Daarbij is veel aandacht besteed aan de snelheid van invoeren. Gebruik van numeriek toetsenbord en keuzelijsten die alléén relevante mogelijkheden bevatten zijn voorbeelden die de snelheid van werken gunstig beïnvloeden. Het aparte invoerscherm voorkomt ongewilde mutaties in de kas- en bankboeken.
Boekstuknummers wordt automatisch gegenereerd. De kostenplaatsen en kostensoorten liggen vast voor de locatie. Bij meerdere mogelijkheden ziet de gebruiker alléén de geautoriseerde opties. Men kiest de kostensoort aan de hand van een uitvallijst met een omschrijving van de soort. Per kostensoort kan worden aangegeven of een dossiercode vereist is. Verder zijn alleen de omschrijving en het bedrag vereist.
Veel instellingen werken met voorschotten, deze kunnen zonder problemen verwerkt worden in de administratie.

Degelijke maandafsluiting
Aan het eind van de maand wordt het kasgeld ingevoerd door het aantal biljetten en munten in te geven, het programma berekent het totaal.
De mogelijkheid een periode voor proef af te sluiten geeft de gebruiker uitstekende controle-mogelijkheden. Een proefafsluiting genereert vier rapporten waarmee de gebruiker overzicht krijgt van de kas- en bankboekingen, een lijst van voorschotten en de kasgeldtelling. Op basis hiervan kunnen correcties aangebracht worden, of verschillen verantwoord. Pas wanneer er geen kas- en/of bankverschil aanwezig is, kan een periode definitief afgesloten worden en wordt de volgende periode vrijgegeven voor mutaties.

Eigen rapportages
Naast de standaard rapportage bij het afsluiten van een periode, beschikt het programma over een vrije rapportage aan de hand van door de gebruiker gedefinieerde criteria. Het eindresultaat wordt hierbij bepaald door het inzicht en de handigheid van de gebruiker.

Centraal beheer
De beheerder bepaalt de functies en autorisaties voor de gebruiker. Het programma onderscheidt vier autorisatieniveaus. Op deze wijze wordt het programma beschermd tegen onoordeelkundig gebruik. Vaste stamgegevens, kostenplaatsen en -soorten worden door de beheerder ingesteld voor elke locatie of gebruiker. Per kas-/bankboek is slechts één periode actief. Alléén voor deze periode kunnen registraties worden ingevoerd. Op deze manier voeren gebruikers alle transacties in zonder enige kennis van boekhouden. Ze zien alleen de situaties die voor hen van toepassing zijn. Ze hoeven zich dan ook niet te verdiepen in allerlei boekhoudkundige begrippen.
De beheerder kan afgesloten periodes reactiveren voor correcties achteraf. Activiteiten worden gelogd zodat later vastgesteld kan worden hoe een en ander tot stand is gekomen. Zo krijgt u de beschikking over een betrouwbare en beheersbare boekingssystematiek.
Per kostensoort kan aangegeven worden of deze moet worden verdicht in de rapportage naar de centrale financiële administratie. Ook bepaalt de beheerder of en hoe kostensoorten worden omgecodeerd wanneer ze worden doorgesluisd.

Implementatie
De huidige gebruikers zijn zeer enthousiast over n-Kasboek omdat het pakket goed aansluit op de dagelijkse praktijk van handmatig werken. De leertijd kan daarom zondermeer kort genoemd worden. Voor de gebruiker geldt dat iedereen met basisvaardigheid in Windows al na een halve dag training aan de slag kan. Een applicatiebeheerder zal het programma na twee dagen oefening goed in de vingers hebben. Het implementatie-traject is dan ook kort. We denken daarbij eerder in weken dan in maanden.

Specificaties
n-Kasboek is ontwikkeld als client-server applicatie met behulp van de Delphi-ontwikkel-omgeving. Als DBMS wordt MySQL toegepast. Het platform aan zowel de client- als de serverkant is Windows, vanaf versie 98. Het programma kan decentraal op een stand-alone computer worden geïnstalleerd maar ook centraal in een Windows 2000-, een Novell- of een Terminal Serveromgeving toegepast worden. Op het werkstation dient het TCP/IP netwerkprotocol actief te zijn. Het invoeren van kas- en bankboekmutaties via een web-interface is als extra optie leverbaar. Toegang tot internet is dan voldoende om een kasboek bij te kunnen houden.

Ontwikkeling
Het programma is ontwikkeld in samenwerking met de Gemiva-SVG Groep uit Gouda. Deze stichting ondersteunt in Zuid-Holland ruim 3000 mensen met een verstandelijke of lichamelijke handicap. Met behulp van n-Kasboek onderhouden zij meer dan honderd kas- en bankboeken voor even zovele locaties. Het resultaat wordt periodiek en geautomatiseerd doorgesluisd naar hun financiële administratie op een IBM AS400. In principe is uitwisseling met elke administratie mogelijk.

Bestellen
Wilt u een vrijblijvende offerte ontvangen voor n-Kasboek? Neem dan contact met ons op.

U kunt kiezen voor een versie voor één of meerdere kasboeken. n-Kasboek wordt standaard geleverd met een jaarlijks onderhoudscontract (17,5% van de licentiekosten, vanaf het tweede jaar) voor updates en helpdeskondersteuning voor de beheerder.

N.B.: De stand-alone versie kan niet in een netwerk worden geïnstalleerd.