n-Office Server Edition

Initiatiefdocumenten
Met de standaardversies van n-Office worden (huisstijl)documenten op basis van “sjablonen” geproduceerd. Deze “cliënt-toepassingen” gebruikt de medewerker direct vanuit Word of Excel. Daarmee is n-Office een leverancier van “initiatiefdocumenten” voor het DMS.

Reactiedocumenten
De aan een DMS gekoppelde versie van n-Office biedt naast de productie van initiatiefdocumenten ook nog de mogelijkheid tot het produceren van “reactiedocumenten”. Zo’n document wordt geproduceerd op basis van een zaakregistratie, een registratie van een ingekomen stuk of een registratie van een eerder geproduceerd stuk. Vanuit een zaak in het DMS kan de medewerker een document (zoals een ontvangstbevestiging, een antwoordbrief, een vergunning etc.) produceren.
Hierbij worden de “metadata” van de betreffende zaak en/of van het document dat als uitgangspunt diende meegenomen naar het nieuwe reactiedocument, wat op basis van die metadata bijna of volledig automatisch wordt geregistreerd.

Documenten uit “andere” systemen
Veel documenten worden echter ook door “andere” toepassingen en beheersystemen aangemaakt. De betreffende software biedt dan de mogelijkheid om documenten aan te maken vanuit de binnen dat programma beheerde processen. Meestal wordt in dat geval een Word-document geproduceerd, waarbij de data uit de toepassing worden “samengevoegd” met Word-sjablonen. Die sjablonen worden soms bij het betreffende pakket geleverd, maar worden gewoonlijk door de organisatie zelf onderhouden.

Generieke documentproducent
Hoe mooi zou het niet zijn als álle (Word)documenten producerende toepassingen gebruik maken van één sjablonensysteem, waarin sjablonen en daarin gebruikte teksten eenduidig kunnen worden beheerd?
Door gebruik te maken van de NOSE kan een organisatie een grote stap maken in de richting van dit ideaal. Vanuit de aanleverende toepassing wordt de voor het document noodzakelijke gegevens simpelweg naar de NOSE gestuurd. Desgewenst gebeurt dit via een “intermediair” als Microsoft BizTalk, maar dat kan ook door gebruik te maken van een beschikbare webservice of door een XML-bestand simpelweg in een “poll-map” te plaatsen.

Zonder in te gaan op de technische details van het programma een paar kenmerken van de werking van de NOSE. De schematische weergave kan hierbij als referentie worden gebruikt:

• De NOSE draait op een (virtuele) server in het netwerk.
• Het functioneren van de NOSE wordt gecontroleerd met behulp van een op die server draaiend proces, dat via SMTP-mailberichten de beheerder op de hoogte kan houden van eventueel optredende storingen in het verwerkingsproces.
• De NOSE wacht tot een “data-leverancier” (bv. een procesapplicatie) gegevens aanbiedt. Dit kan zijn in de vorm van:
  
  • Een gestandaardiseerd XML-bestand dat in een “poll-map” wordt geplaatst.
  • Een XML-stream die aan de webservice van de NOSE wordt aangeboden.
• Het XML-bestand bevat gegevens die van belang zijn voor de DMS-registratie (bijvoorbeeld zaaknummer, procesnummer, onderwerp, DSP-gegevens) en voor de documentcreatie.
• Het XML-bestand bevat ook (volgens voorschrift) een indicatie van het model (‘sjabloon’) van n-Office dat gebruikt dient te worden. Ook kan nog worden aangegeven welke “standaardtekst ” moet worden ingevoegd als dit van toepassing is.
• Alle overige gegevens worden door de NOSE omgezet naar metadata voor het te produceren document. Al deze gegevens zijn vervolgens te gebruiken als “tekstgegevens” of als “stuurgegevens” voor het plaatsen van bv. bouwsteenteksten.
• Als de NOSE is gekoppeld aan een DMS, zal het document door het programma worden geregistreerd in het DMS. Documentnummer, zaaknummer en eventuele andere “archiefkenmerken” van het document worden op het document geplaatst.
• Via een webservice kan de NOSE informatie aan de toeleverende applicatie teruggeven, bijvoorbeeld:
  
  • DMS-gegevens (bv. documentnummer)
  • Status (gereed, verrijking nodig)
• De toeleverende applicatie kan deze gegevens gebruiken, zodat de medewerker het geproduceerde document vanuit de eigen toepassing kan openen.
• Als een aangemaakt document nog “verrijking” nodig heeft, zal bij het openen van het Word-document direct de functionaliteit van n-Office de kans bieden tot verrijking, bijvoorbeeld:
  
  • de medewerker moet nog additionele teksten plaatsen, zoals een datum invullen, een tekstblok kiezen, alinea’s wel of niet plaatsen, vrije tekst toevoegen.
  • op grond van metadata moeten nog bouwstenen aan het document worden toegevoegd (IF-THEN constructies in de modellen)
• De NOSE heeft bij het aanmaken van het document logbestanden bijgewerkt. Bij kritieke fouten zal via SMTP een mailbericht naar de beheerder(s) worden verstuurd.
• Een groot voordeel is dat de NOSE gebruik kan maken van de “repository” van de in het netwerk toegepaste versie van n-Office. In de praktijk betekent dit dat de “beheerder(s)” van de modellen en teksten die de NOSE gebruikt, de werkzaamheden vanaf de eigen werkplek kunnen uitvoeren.

Bestellen
Wilt u een vrijblijvende offerte ontvangen voor n-Office Server Edition? Neem dan contact met ons op.

U kunt kiezen voor een stand-alone versie, of voor een multi-user versie. n-Office Server Edition wordt standaard geleverd met een jaarlijks onderhoudscontract (17,5% van de licentiekosten, vanaf het tweede jaar) voor updates en helpdeskondersteuning voor de beheerder.

N.B.: De stand-alone versie kan niet in een netwerk worden geïnstalleerd.